借助 ERP 管理寄售：库存、销售与合作方对账

寄售（代销）模式在印度尼西亚非常普遍：小微企业的产品寄放在特产店和咖啡馆，出版社把书寄放在书店，化妆品厂商把商品寄放在零售门店，供应商把库存寄放在经销商的仓库。对销售方来说，这是不必自建门店就能进入众多销售点的方式；对场地方来说，这是在不占用库存资金的情况下丰富商品种类的方式。

问题在于，寄售其实是最难正确记账的模式之一。货物在一方手中，所有权却属于另一方。没有整齐的记录，销售方不知道自己的库存到底还有多少在别人店里，店方不知道该付多少钱，双方都要花大量时间对账和处理争议。本文从双方角度说明寄售如何运作，以及 ERP 如何让它受控。

摘要

• 在寄售中，货物所有权在售给最终客户之前一直属于所有者；持有货物的一方只负责保管和销售
• ERP 需要把自有库存与寄售库存分开，包括寄放在别处的库存和供应商寄放在我们这里的库存
• 关键单据：寄售送货单、定期销售报告、寄售结算，以及未售商品的退回
• 定期核对系统库存与合作方处的实物库存，可防止差异积累
• 寄售的利润、货物损坏或丢失的风险以及税务处理，必须写入协议，并咨询税务顾问

需要区分的寄售两个方向

第一，你作为货主把商品寄放在他方，例如厂商把商品寄放在零售店，或经销商把商品寄放给转售商。第二，你作为受托方销售供应商的货物，例如接收本地小微企业产品的商店。许多企业同时处于这两种位置。两者的流程和风险不同，因此 ERP 需要同时支持。

寄出寄售：你把货物寄放在他方

当货物送到合作方的门店时，你还不记录销售。发生的是库存位置的转移：从你的仓库转到以该合作方名义设立的寄售库位。存货价值仍属于你，只是在报表中单独列示，以便清楚地知道有多少在外面。只有当合作方报告货物已售给最终客户时，才确认销售。

基本流程

1. 01协议：销售价格、分成比例或向合作方的供货价、期限、损坏和丢失的责任，以及报告周期
2. 02寄售发货：列明商品、数量和价格的送货单，由合作方签收作为收货凭证
3. 03定期销售报告：合作方每周或每月发送已售商品清单
4. 04结算开票：你根据报告的销售开具发票，合作方在账期内付款
5. 05对账与盘点：将系统库存与合作方处的实物盘点结果核对
6. 06退货：未售出或损坏的商品被收回，并记录为退回仓库

薄弱环节在于销售报告。如果合作方报告迟到或不完整，你的收入会延迟，系统库存也与实际不符。最健康的做法是直接对接合作方的销售数据，例如通过导入 ERP 的标准导出文件、简易的报告门户，甚至连接合作方的收银系统。集成机制见多门店 POS 系统和B2B 客户与供应商门户的文章。

寄入寄售：你销售供应商的货物

反过来，从供应商处收到的货物不会成为你的资产。它们不得作为公司存货出现，在售出之前也不产生应付款。但系统仍需记录其实物存在，这样收银员才能销售，仓库才能盘点，管理层才能知道自己保管着多少他人的货物。

• 把货物收入寄售库位或库存状态，与自有库存分开
• 货物在收银台或网店售出时，系统自动按约定价格记录对供应商的义务
• 为每个供应商生成定期结算报告：已售商品、应付金额、扣减项和剩余库存
• 依据该报告并经明确审批后向供应商付款，流程可参照[采购审批流程](/blog/alur-approval-pembelian)
• 记录向供应商退回未售商品的情况，包括在店内损坏的商品及由谁承担

对场地方来说最大的好处是现金流：没有资金被可能卖不掉的库存占用。风险是货架空间被周转缓慢的商品占据。好的系统会显示寄售库存的库龄，使不动销的商品能够尽早退回，而不是堆积。

ERP 必须记录的内容

库存所有权的分离

每个库存单位都需要所有者属性。用于资产负债表的存货价值报表应只包含公司自有库存，包括寄放在外的库存，但不包括供应商寄售的库存。把两者混在一起，是有寄售安排的企业中最常见的财务报表错误来源。

定价与分成方案

定价方案多种多样：每单位固定供货价、售价的一定百分比，或按销量分级的费率。系统必须按合作方或供应商保存条款，并在销售报告提交时自动计算。价格变更需要有生效日期，这样旧的销售不会随之改变。

一致的商品编码

合作方常使用自己的商品编码。如果没有你的编码与他们编码之间的明确映射，销售报告就难以匹配。如ERP 主数据一文所述，主数据方面的纪律能在问题出现之前解决其中大部分。

对账与差异控制

差异是寄售的主要敌人。货物可能因被盗而丢失，因保管不当而损坏，因扫码错误或未报告的销售而对不上。由于货物在他人处，你无法每天监督。能做的是建立检查节奏：定期在合作方处实物盘点，与系统库存比较，并在差异扩大之前解决。

要在协议中一开始就约定合理的差异容忍度，以及超出该限度的差异由谁承担。不停业盘点的方法见不中断运营的库存盘点。对寄售而言，按合作方进行的循环盘点比一次年度大盘点实用得多。

对现金流与财务的影响

对货主来说，寄售会让现金被占用更久：货物已离开仓库，但钱要在售出并报告后，再按账期开票收取。在快速增长时，即使销售看起来不错，也可能挤压现金。请分别监控寄售应收款的账龄和寄售库存周转。关于现金监控的更广泛讨论见ERP 与现金流可视化。

对场地方来说则相反。现金更健康，但需要监控对供应商的义务，确保按约定准时付款。拖欠小供应商的款项，尤其是依赖月度付款的小微企业，会损害关系，并可能让你最好的产品转到别家店。

关于税务，寄售发货以及代他方销售的处理可能因协议结构和双方身份而异。在确定方案之前请咨询税务顾问，然后确保系统发票和单据遵循这些规定，这与ERP 的电子发票与税务合规中的讨论一致。

寄售与网店或电商平台

在线销售寄售商品的企业还面临一个额外挑战：实体店库存和线上库存来自同一来源。如果两个渠道卖出同一件最后的商品，客户会失望，货主也会受损。如统一实体店与电商平台库存一文所述，渠道间的库存同步对寄售库存同样重要。

常见错误

• 把寄售发货记为销售，导致收入和应收款过早入账
• 把供应商寄售的库存与自有库存混在一起，导致存货价值虚高
• 没有在合作方处进行实物盘点的计划，数月后才发现差异
• 协议中没有关于损坏、丢失和收回货物期限的条款
• 合作方的销售报告格式各异，需要人工重新录入
• 按估算而不是已核实的销售报告向寄售供应商付款

在 ERP 中实施的步骤

1. 01梳理寄售合作方和供应商，以及各自协议的条款
2. 02建立独立的寄售库位或库存状态，寄出按合作方设置，寄入按供应商设置
3. 03按合作方设置带生效日期的定价与分成规则
4. 04统一合作方销售报告的格式，并准备导入方式
5. 05配置自动单据：寄售送货单、依据销售报告开具的发票和结算报告
6. 06按合作方安排循环盘点，并制作寄售库存库龄报表
7. 07在增加更多合作方之前，培训仓库、销售和财务人员，使流程保持一致

常见问题

什么时候寄售比买断更好？寄售适合尚未经过市场检验的新产品、季节性产品，或合作方不愿承担库存资金时。如果合作方愿意购买，买断更简单，也能加快回款。

损坏或丢失的货物由谁承担？这由协议规定。一般而言，持有货物的一方对因疏忽造成的损坏和丢失负责，而未售出的货物由货主收回。请写清楚，避免争议。

小企业做寄售需要 ERP 吗？合作方很少时，一份有纪律的电子表格可能就够了。一旦合作方达到数十家、商品数百种，且报告需要定期核实，集成系统就能节省时间并减少争议。

如何管理多门店的寄售？把每个门店或合作方视为独立的库存位置，并在报表层面合并。该原则与多门店报表合并一致。

场地方需要评估其供应商吗？需要。交货准时性、质量和处理退货的速度值得评估，可参考供应商管理与供应商评估。

结论

寄售为不占用大量库存资金而增加销售打开了一条路，但只有在记录整齐的前提下才是健康的。关键是把所有权与库存位置分开，只在货物真正售出时确认销售，定期对账，并把所有条款写入协议。配置得当的 ERP 能把这个容易产生争议的安排，变成对双方都透明的流程。